【2010-12-01】推荐阅读：IT项目启动管理 - 信息系统项目管理师_2024年软考学习应考交流_信息系统项目管理师考试

IT项目启动管理
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作者：缪燕　来源：mypm　　

   摘要：本文从企业信息化建设的角度，从信息化项目建设的现状入手，强调项目选择和立项管理的重要性，详细描述了信息化建设项目启动管理的主要管理控制点，及每个管理控制点的主要措施，分析了作为IT项目的甲方，启动项目的整个管理过程。

   关键词：项目启动管理、需求分析、可行性方案论证

   过去的几年，一些公司在信息化建设方面的投入巨大，难免有一些急于上马的项目投入与产出并不十分理想。而且由于市场环境的迅速变化，相应的业务模式也在不断的改变，从而给信息化系统的适应性提出了相当高的要求。

   过去的有些项目启动时期没有很好地考虑到这些问题，造成一些项目盲目启动、仓促上马，导致项目的投入产出分析不清，项目重复建设，组织混乱，给后期的项目实施，项目维护，项目使用带来极大的风险，甚至导致系统建成后被用户弃用。最终使业务遭受损失。因此，越来越多的公司对于项目上马的决策已经趋于理性，严格要求做好项目启动前的论证工作。在满足当前紧迫的业务需求和长远的战略需求之间作好平衡。确保项目建设的成功。

   相对产品供应商而言，企业在项目建设中处于合同意义上的甲方，其项目的启动过程与乙方的项目管理有很大的不同，是一个较为复杂的过程。它往往需要考虑一系列的问题，如：需求是否合理？是否有必要启动项目？项目可能带来的影响是什么？可能的投入有多大？取得的效益有多大？当前的管理模式是否能支撑？如果不能，可能要在哪些方面做好变革的准备？业界相关的产品有哪些？哪些是真正适合需求的？

   因此，对项目启动管理形成统一的认知，对于实施信息化项目的企业有着非常重要的意义。

   一般来说，项目的启动管理可以划分为以下几个阶段：

   一、意向提出阶段

   在意向提出阶段，业务部门发现需要由信息化手段来实现的业务需求，并提出建设信息化系统的期望。由于信息化项目的意向伴随着业务发展的全过程，因此，对于意向的统筹管理与规划对企业的信息化部门始终是一个难题。

   对于有集中业务规划期间的企业，意向的产生经常集中在业务规划期间，比如：财年末，业务对自身的模式进行盘点期间，往往产生业务模式的改进或改革的需求，从而对信息化工具产生需求。在这一时间产生的想法或需求，往往不是很成熟，不确定性很大，后期变化的风险也很高。但这一时期，也是意向最集中，最易于统筹规划的时期。信息化部门通常在这一时期，对所有的意向进行收集，分类整理，初步形成项目建设清单。并考虑公司战略重点与资源投入的约束，对项目进行排序，以确定建设重点。

   对于不在集中规划时期提出的项目意向，往往会影响到原有的整体规划与计划，各方面的论证更应谨慎，比如，项目的必要性、投入的合理性、资源到位的可能性，对已建和在建系统的影响等等。

   信息化管理部门（或IT项目管理部门）可以通过建立一些制度与流程，对业务需求的意向进行引导，尽量使意向在集中规划时期提出。

   意向提出作为项目启动的一个阶段来管理，其意义就在于：对意向进行统筹规划，保证系统建设的整体合理性。

     二、需求分析阶段

   在受理了项目的意向以后，就进入对项目需求的分析阶段。这一阶段需要有IT人员与业务人员组成的小组，对业务需求进行详细的调研与分析。采用的方法主要包括各业务层次人员访谈、会议。

   在这一阶段，IT人员与业务人员往往会出现矛盾，IT人员可能认为业务的需求不清晰，而业务认为自己的需求已经十分清晰。解决这个矛盾的关键在于，要有详细的管理控制方法，引导业务人员进行需求的细化。如，制定需求分析报告的框架，针对关键点形成文档等。一般来说，需求分析包括以下内容：

   当前业务流程分析
   未来业务流程分析
   当前业务与未来业务的差异分析
   信息化功能点需求
   对将来系统的非功能需求，如：性能需求，环境需求，安全需求等
   需求的优先次序

   需求分析报告形成以后，还需要组织对需求的评审，以达成项目关系人对需求的一致认可。这一过程可包括：

   制定评审计划：制定评审的工作计划，确定评审小组成员，准备评审资料。
   需求预审查：评审小组成员对需求文档进行预审。
   召开评审会议：召开评审会议,对需求规格书进行评审。
   调整需求文档：根据评审发现的问题，对需求进行重新分析和调整。
   重审需求文档：针对评审会议提出的问题，对调整后的需求文档进行重新审查。

   三、可行性方案论证阶段

   可行性方案的论证是项目启动阶段的关键活动，它的质量直接影响项目的实施效果。论证小组一般由企业内部的业务与IT技术两方面的人员组成，视项目的重要程度、难度与规模，可能还需要企业外部的专业顾问资源。

   可行性方案论证的目的是通过确认管理体系和系统技术构架，从而确认未来的管理和技术方案是否有效。它立足于项目从管理上、技术上、实现上的难点进行阐述，逐步理清楚客户的需求。并在需求的基础上，规划总体解决方案，以作为项目投入产出评估的依据、产品选型的依据，以及后续实施方案的约束。

   项目投入产出评估的依据：建立在业务需求分析基础上的项目投入与价值分析，往往是比较粗略的宏观感受。业务人员在提出信息化需求时，可能并没有充分考虑它与其它系统之间的关系，这样得出的投入与产出分析也是很粗略的。如果在此基础上，通过设计可行性方案，考虑清楚该项目的定位，与其它系统的关系，相信投入产出的分析将更有说服力。

   产品选型的依据：可行性方案的制定是建立在业务需求的基础上，是不受任何产品影响的。因而它是后续产品选型的依据，它使得企业可以在产品选型过程中始终坚持从自身的需求和规划为原则选择产品与方案，而不至于受到供应商解决方案的误导。

   实施方案的约束：可行性方案与实施方案是总体设计与详细设计之间的关系。可行性方案描绘了总体的业务方案与技术架构，而实施方案是可行性方案在各方面的细化。

   此外，围绕可行性方案从管理上、技术上、实现上对难点进行的阐述，可以有效地开展项目的风险分析，制定项目的风险管理策略，为项目的成功提供保障。

   四、产品选型阶段

   当可行性方案需要通过选择新的产品来完成时，进入项目启动管理的产品选型阶段。在该阶段，对供应商进行初步的筛选以后，根据需求与方案要求，制定招标文档，接收供应商的项目解决方案，并根据评估标准，组织相关人员对供应商进行评估，选出2个以上的供应商进入商务谈判。并在立项报告审批通过以后，与供应商签署合同。该阶段又可细分为以下几个步骤：
创建RFP：根据需求阶段与可行性方案阶段分析的结果，制定向供应商招标的文档。

　　解决方案评估：制定产品选型评估的标准是该活动的核心，它包括：应用软件评估：对产品本身的功能、性能、体系架构、用户友好性、市场评价、费用等方面进行考察；

　　软件运行环境评估：对系统运行所需要的服务器、客户机的软硬件配置进行评估。这是很容易被忽略的一部分，又是有可能对后续实施投入影响最大的一部分，尤其是在客户端数量大，环境复杂的情况下。

　　项目实施评估：在信息系统的建设中，项目实施方法与能力已经成为项目成败的重要环节，因此对服务商实施能力的评估显得尤为重要。评估内容主要包括：实施方法、实施费用、实施周期、实施顾问经验以及对相似实施案例的考察。

　　培训与售后服务评估：包括考察培训方式、费用、售后服务方式、费用、响应时间等。

　　供应商评价评估：对供应商的基本面进行评估，如供应商的规模、业绩、合同语言和仲裁地、与客户的合作策略等方面。

　　效益风险评估：即项目的投入与产出的评估。这是最难评估的一项，当前在信息化项目中尚没有形成较完备的投入产出的量化评估指标，多是采用一些定性的分析与比较。

　　商务谈判

   关于商务谈判的组织与技巧，有许多专门的论述。从信息化项目管理角度上具体来看，商务谈判是在一定的策略指导下，与产品及服务实施商进行的，确定合同条款的过程，目的是最大化的维护公司利益，确定最优的价格和服务条款。

   商务谈判的依据是评估通过的解决方案，其过程通常包括：组织谈判小组、制定谈判方案、实施谈判、签署合同。值得注意的是，商务谈判与后续的立项报告审批并没有严格的先后关系，是可以同时进行的。但合同签署必须在立项报告审批完成后才可进行。

　　五、立项报告审批阶段

   立项报告是项目启动阶段的重要文档，在这一阶段，需要将从意向提出、需求分析，到可行性方案论证，到产品选型各阶段产生的重要内容整理形成文档，并任命项目经理、建立项目组织机构，申请项目经费，然后按公司的管理流程，交相关的部门会签，成为确认项目合法性的文件。后序的所有项目活动都要以立项报告为依据。

　　六、项目启动会阶段

   有时候，项目启动会被看作一个时间点，一个里程碑，而不是一个阶段。这里将立项批准后，项目启动准备到项目启动会结束这一过程统称为项目启动会阶段。

   项目启动的准备工作比较繁琐，具体事宜取决于项目所在的管理环境的要求。在项目启动准备期，可以准备一个项目启动检查清单，以确保项目启动工作的有序，避免疏漏。一般说来，启动会准备工作包括：建立项目管理制度、整理启动会资料等。其中建立项目管理制度是非常关键而且容易忽略的一项工作，主要包括：

　　项目考核管理制度
　　项目费用管理制度
　　项目例会管理制度
　　项目通报制度
　　项目计划管理制度：明确各级项目计划的制定、检查流程，如：整体计划、阶段计划、周计划
　　项目文件管理流程：明确各种文件名称的管理和文件的标准模版，如：汇报模板、例会模板日志、问题列表等。

　　项目启动的准备工作完成后，就可以召开项目启动会议了。启动会议是项目开工的正式宣告，参加人应该包括项目组织机构中的关键角色，如管理层领导、项目经理、供应商代表、客户代表、项目监理、技术人员代表等。项目启动会的任务包括：

　　阐述项目背景、价值、目标
　　项目交付物介绍
　　项目组织机构及主要成员职责介绍
　　项目初步计划与风险分析
　　项目管理制度
　　项目将要使用的工作方式

   从这些我们可以看出，实际上，项目启动会已经涉及到了项目计划阶段的初期内容，这也映证了在PMBOK体系中启动阶段与计划阶段的重迭。

   结论：综合上述，我们可以看到，在信息化项目建设中，企业的项目启动阶段要经过意向提出、需求分析、可行性方案论证、产品选型、立项报告审批、项目启动会一系列管理活动的控制，方可完成项目的启动，进入项目实施阶段。做好项目启动管理是企业进行合理的投入产出分析，有效控制项目风险，确保项目成功的关键。

　　2.组织类型

　　一群有技术，有文化和有目标的人却做不好一件事情是组织和文化的问题。

　　组织类型有项目型，职能型还是矩阵型组织。各种类型的优缺点有专门的文章比较，重点就是组织类型的选择要和组织本身的发展需求和项目本身的特点相结合。比如对于大型的产品驱动的项目，更强调跨职能组织的产品开发团队PDT，就能够更好的实现以产品研发驱动的目标需要，使整个工作都能够围绕产品研发进行，加快沟通效率和加强团队协作。

矩阵型结构中由于多头领导是最容易发生冲突的，因此前期必须定义明确的职责。职能经理负责的是人员的管理，企业文化建设，培训和职业发展和多项目间资源的分配和协调。而项目经理是对项目成败负责，是按项目目标申请资源，根据需求执行项目计划和按时完成项目。

　　3.项目团队

　　为了一个项目走到一起的成员，激励他们的是工作本身和共同的价值观，而不是职位或头衔。

　　一个人可能成功，而另一个人可能失败，这两者的区别并不重要。重要的是，一旦他们相互协作，结成联盟，伟大的事情就可能发生。项目中每个成员都有自己的技能专长，性格特征和职业发展规划，项目成员的目标只有团队的目标一致后才可能真正发挥出团队的价值和力量。项目经理的一个重要角色就是教练，团队建设工作将贯彻整个项目。

　　成功的项目团队必须是每个成员都认可项目的目标为之努力，项目成功也帮助项目成员提升自我价值。项目中每个人都清楚自己在团队中的位置，该做什么，如何做到，如何做好。团队成员之间相互信任和对自己的工件负责任。

　　4.项目计划

　　靠个人的直觉和经验可以保证你一时成功，靠系统的计划可以保证你长久成功。

　　只有有了计划你才可能真正知道项目目标是否是可以达到的，是可以预测和可见的。有了项目计划才可能使项目从无序到有序的转变，从点点滴滴小检查点和里程碑的实现，最终达到了整个项目目标的实现。目标驱动如何落地？就是我们做任何一件事情都不是随意的，目标驱动计划，计划驱动我们去执行一个个实际的任务。

　　有了计划不仅仅有了执行的依据，也有了项目经理后期项目监控的依据。所以基线和跟踪甘特图等是很重要的概念，出现偏差是不可避免的，关键是我们要及时的跟踪和意识到偏差，这样才可以及时的纠正错误和调整我们的策略。

　　项目中做的任何一件事情都出自于计划，因此计划不仅仅是项目进度计划。为了实现项目的目标，对于项目的成本，质量，需求控制，风险管理，人员管理，开发过程管理都必须有计划。想想我受到的恐慌和打击，更多都是来源于我们没有预料到的问题，你要消除这种恐慌，就是要前期考虑的越周到并提高前瞻性。

　　5.机会和风险
　　项目成功和失败是可预见的，往往是项目失败了项目经理才意识到发生了什么问题导致项目失败。

　　机会，风险和问题(又分Issue和Problem)是项目跟踪控制中最重要的要素。风险意识也是项目经理的一个重要意识，风险意识不仅仅是要有危机感，更多的是要有锻炼系统思维能力，锻炼洞察力，提高自己的前瞻性。意识到的事情没有做造成了对项目的影响，这是团队规则和人力资源管理的问题；没有预见到的问题发生了，而且对项目造成严重影响，这是风险管理的问题。但风险管理的问题又不仅仅是意识的问题，更多的是需要经验和方法论的持续积累。为之于未有，始之于未乱，经验的作用就是做不让问题发生的事情，而不是做解决发生了的问题。

　　风险和机遇并存，当管理层要求你承担风险的时候，实际上是要你去追寻机会。当你去追寻机会的时候，实际上又在遭遇风险。如果你不去识别机会，机会是不会主动来找你的；但是如果你不去攻击风险，风险却会主动来攻击你。

　　6.项目监控

　　一套好的监控体系是通过预警机制将意外或突发事件消灭在襁褓之中。计划本身也是一种控制，只不过是事前控制；出了问题我们再分析，并采取纠正措施是一种事后控制。监控绝对不能只监不控，如果没有纠正措施，就很难算做真正的项目的控制。而且项目控制不能简单的理解为实际项目运行情况和计划基准之间的差异比较，而是从识别控制事件->确定控制标准->实施控制机制- >执行工作一系列的系统的流程控制。

　　项目控制分为很多类型的活动，其一是差异控制，即项目在执行过程中关于项目进度，成本，质量和范围等要素和计划阶段定的基准目标发生了偏离或者说偏离超过了某个限度，我们就必须进行控制和采取纠正措施。其二是过程控制，即项目的执行本身必须遵守相关的过程和流程，比如范围的变更，沟通渠道和风险管理等，这些活动在执行过程中都必须遵守相关的过程和规则。

　　任何一个控制体系和流程都不应该僵化，死板和专断。控制应该在正规和随意的自由之间寻求最佳平衡。控制不应该抑制创造性，控制应该让项目团队有充分的自由来主动寻求解决方案。德鲁克曾强调：有意义的控制系统，应该和所控制的任务的复杂成都和任务的规模相适应。他们应该随时可用，易于使用，与被控对象相适应。

　　总之，事前主动控制和事后被动控制包括以下几个方面内容:

　　相关性：不能专横武断，对单因素进行控制的时候要考虑到对其它因素的影响。本文转自项目管理者联盟

　　高效性：设计控制流程的时候，仅仅收集确实需要和有用的数据信息。

　　简单性：尽量使控制流程简单化。

　　及时性：控制流程应该可以及时提供各种预警信息，以便于采取纠正措施。

7.项目可见性

　　正确做事情的方式不止一种，但是正确的观察事物的方式仅此一种，就是要观其全部。项目可见性的目的就是对项目实施事后反应管理，良好的可见性通过事后总结又可以很好支持事前的主动管理。项目可见性就是指你和你的团队，以及项目的重要干系人都能够清楚的知道项目的状态和正在做的事情。

　　敏捷项目管理为项目可见性提供了很好的实践，比如关于问题和风险的十大风险问题清单，关于进度的项目停车场图等，这些信息都可以及时的反映到白板上被所有项目成员知晓。对于一个项目需要可见的信息有,项目的进度，成本，质量和范围四要素信息。项目的风险跟踪表，问题清单，项目的待处理问题Issue清单，项目的资源信息(文档资源和人力资源)。当这些信息都可见的时候，项目是否可以按照目标成功完成就可以很好的预测和跟踪。

　　项目可见的一个重要作用就是要让每个项目成员不仅仅是关注自己做的事情，不仅仅是把自己做的部分干好，而是要关注整个项目的目标和进展，要将个体目标和项目总目标结合起来，要让每个人看到自己对项目的贡献和作用，看到自己在项目中的位置。并且传达一种信息：项目是所有人的项目，不是项目经理的项目，只有项目成功了团队中的每个人才谈得上成功和收获。

　　8.项目状况

　　项目状况体现了项目是否正常的按照预期进行，是否能够成功按计划完成。没有比较，就没有好坏之分，项目可见性的一个重要内容也就是需要时刻反映出项目当前的状况。项目状况汇报的第一要点就是同计划的差异比较，究竟进度有无延期，成本有无超支等等，只有通过这种差异比较才能够知道后期应该采取什么纠正措施，后期应该如何决策。第二要点是项目状态不仅仅是进度，也不仅仅是项目的范围，进度，质量和成本四要素，还包括了项目问题，风险，人员等各种更项目相互的状态信息，因此项目状况是一个能够真实反映项目是否健康的各种项目属性的综合体，这些信息必须同时被反映出来的，才能够观察和分析他们直接的联系，并指导后期的决策。

　　状态审查会议，状态报告，里程碑报告，问题清单，挣值分析，人力资源分析等都是常用的检查项目状态的方法。通过状态审查可以识别和分析差异，并采取纠正措施。同时，有意义的状态审查依赖于经过良好制定的计划，没有很好计划过的项目完全不能很好的反映出实际情况。

　　9.纠正措施

　　如果一种思想没有付诸于行动，那么就毫无意义；如果一种行动不是一种思想指导的结果，那么同样毫无意义。在状态审查后我们会发现差异，当差异超过我们允许范围后必须进行纠正。纠正措施是对检测出的不可接受的差异有效，必备的事后反应管理步骤。没有跟踪贯彻纠正措施的状态审查是毫无意义的。

　　项目越执行到后期，要纠正一个问题对成本和进度的影响越大。项目经理往往受到来自客户和管理层的双重压力，在采取纠正措施这件事情上往往是说起来容易做起来来。纠正措施是一种事后补救的方式，在我们发现了突发事件后第一要做的是采取纠正和应急措施，但更重要的是必须进行反省和经验总结，改进我们的管理过程，在项目团队中树立一种及早的发现问题并第一次就把问题做对的思想。

　　10.项目领导能力

　　领导能力的恰当使用必须能保证其他9个元素被人接受，并得到热情支持和忠实的履行。就项目管理而言，领导代表着对个人和团队的激励能力，每一位项目成员都应该感到被激励，鼓励和自我激励是领导能力的根本。德鲁克曾强调，领导能力如果只是停留在广交朋友，就会走向阿谀奉承。领导能力应该体现在提升个人的目标远景，提高个人表现的度量标准，开发超乎寻常的个人能力上。领导能力是做正确的事，而管理能力则是正确的做事情。项目管理者联盟文章，深入探讨。

　　为项目团队创造远景，使团队目标和个人目标融合；为团队创造良好的参与式和充分信任的环境以实现这种远景；在项目中以身作则，身体力行为团队树立榜样和强化规则；奖励团队中的突出贡献和成就以激励团队成员；通过分析组织和进行团队培训，以当好教练的角色。在项目中积极的进行沟通，正面和解决各种冲突，以保证良好和谐的团队氛围。这些都是为了说明，当项目管理过程或组织规程不成熟的时候，高超的个人技能和领导能力是保证项目成功的必要条件。